W 2025 roku w Polsce planowane są istotne zmiany legislacyjne dotyczące zatrudniania cudzoziemców i outsourcingu. Nowe przepisy, w tym zmiany w tzw. Ustawie o zatrudnieniu cudzoziemców, mają na celu regulację zatrudniania obcokrajowców, zapobieganie nadużyciom oraz zwiększenie ochrony praw pracowniczych. Zmiany te mogą mieć znaczący wpływ na sposób organizowania i prowadzenia działalności outsourcingowej, zarówno procesowej, jak i pracowniczej. Warto przyjrzeć się głównym różnicom między tymi dwoma rodzajami outsourcingu oraz jak planowane zmiany wpłyną na ich funkcjonowanie.
Outsourcing procesowy – definicja i specyfika
Outsourcing procesowy polega na zleceniu firmom zewnętrznym realizacji określonych procesów biznesowych, takich jak księgowość, obsługa klienta, IT, marketing, HR, logistyka czy zarządzanie projektami. Celem outsourcingu procesowego jest optymalizacja kosztów, zwiększenie efektywności operacyjnej oraz umożliwienie firmie skoncentrowania się na kluczowych obszarach działalności. W tym przypadku, zlecenie konkretnego procesu odbywa się na poziomie funkcji, a nie konkretnych osób wykonujących daną pracę.
Outsourcing procesowy wiąże się z delegowaniem odpowiedzialności za całą funkcję lub proces do zewnętrznego dostawcy. Firmy outsourcingowe zajmują się zarządzaniem i realizacją tego procesu w imieniu klienta, co oznacza, że zatrudnieni przez nie pracownicy mogą pochodzić z różnych źródeł, a ich zatrudnienie odbywa się zgodnie z regulacjami prawnymi dotyczącymi pracy.
Outsourcing pracowniczy – definicja i specyfika
Outsourcing pracowniczy, znany również jako outsourcing personalny czy outplacement, polega na zleceniu zewnętrznym firmom rekrutacyjnym, agencjom pracy tymczasowej lub podmiotom pośredniczącym zatrudnienia pracowników do realizacji określonych zadań w organizacji. Pracownicy ci formalnie zatrudniani są przez agencję lub firmę zewnętrzną, która deleguje ich do pracy w organizacji klienta.
W ramach outsourcingu pracowniczego, agencja pracy tymczasowej lub firma outsourcingowa bierze na siebie odpowiedzialność za proces rekrutacji, selekcji i zatrudnienia pracowników, którzy wykonują zadania określone przez firmę-klienta. Z punktu widzenia klienta, outsourcing pracowniczy jest wygodnym rozwiązaniem na szybkie pozyskanie pracowników do pracy na czas określony, przy jednoczesnym zminimalizowaniu ryzyka związanego z zatrudnieniem i zarządzaniem personelem.
Różnice między outsourcingiem procesowym a pracowniczym
- Zakres działalności:
- Outsourcing procesowy dotyczy zlecenia całych procesów biznesowych lub funkcji w firmie, które są realizowane przez zewnętrznego dostawcę.
- Outsourcing pracowniczy polega na delegowaniu konkretnych pracowników do realizacji określonych zadań, przy czym to firma outsourcingowa zarządza zatrudnieniem i wynagrodzeniem pracowników.
- Zatrudnienie i odpowiedzialność:
- W outsourcingu procesowym odpowiedzialność za wykonanie zadania spoczywa na firmie zewnętrznej, która deleguje zadanie do swojego zespołu. Pracownicy mogą być zatrudnieni na stałe przez firmę outsourcingową.
- W outsourcingu pracowniczym to agencja pracy tymczasowej lub firma outsourcingowa zatrudnia pracowników na podstawie umowy cywilnoprawnej lub umowy o pracę. Klient organizacji korzysta z tych pracowników na czas określony lub projektowy, ale nie ma bezpośredniego zatrudnienia.
- Funkcjonalność:
- Outsourcing procesowy wiąże się z zleceniem funkcji operacyjnych, takich jak IT, finanse czy marketing, firmie zewnętrznej, która organizuje cały proces.
- Outsourcing pracowniczy skupia się na dostarczeniu pracowników do realizacji zadań operacyjnych w ramach określonych projektów lub procesów w firmie klienta.
Zmiany legislacyjne w 2025 roku vs outsourcing procesowy i pracowniczy
W 2025 roku, w związku z wprowadzeniem zmian w Ustawie o zatrudnieniu cudzoziemców, planowane są istotne regulacje mające wpływ na działalność firm outsourcingowych. Zgodnie z nowymi przepisami:
- Wymogi dotyczące zatrudniania cudzoziemców:
- Nowe przepisy przewidują surowsze regulacje dotyczące zatrudniania cudzoziemców, a w szczególności zmiany dotyczące outsourcingu pracowniczego. W przypadku tej formy outsourcingu, cudzoziemcy muszą być zatrudniani na podstawie umowy o pracę, co zwiększa odpowiedzialność pracodawcy.
- Outsourcing procesowy, w którym obcokrajowcy realizują określone procesy, może podlegać mniej restrykcyjnym regulacjom, pod warunkiem, że pracownicy nie są zatrudniani bezpośrednio przez firmę-klienta, ale przez firmę outsourcingową, która ponosi odpowiedzialność za zatrudnienie.
- Kontrole i kary:
- Przewiduje się również zaostrzenie kontroli i kar za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców w ramach outsourcingu pracowniczego. Firmy będą musiały szczególnie zadbać o zgodność z przepisami dotyczącymi rekrutacji i zatrudniania obcokrajowców.
- W przypadku outsourcingu procesowego, główną uwagę skupiać się będzie na przestrzeganiu regulacji dotyczących wykonywania procesów i zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy.
Podsumowanie
Różnice między outsourcingiem procesowym a pracowniczym są zasadnicze, szczególnie w kontekście nowych przepisów, które wejdą w życie w Polsce w 2025 roku. Outsourcing procesowy koncentruje się na delegowaniu całych funkcji lub procesów do zewnętrznych firm, natomiast outsourcing pracowniczy dotyczy delegowania pracowników do wykonania konkretnych zadań w organizacji. Planowane zmiany legislacyjne, szczególnie te związane z zatrudnianiem cudzoziemców, mają na celu ograniczenie nadużyć związanych z outsourcingiem pracowniczym i wprowadzenie bardziej restrykcyjnych norm. Firmy działające w obszarze outsourcingu muszą dostosować swoje modele operacyjne do nowych regulacji, aby zapewnić zgodność z prawem i uniknąć potencjalnych sankcji.